Проверка подлинности апостиля – где найти информацию?

Введение в государственный документооборот штампа апостиль было призвано облегчить юридическое признание официальных документов одной страны на территории другой. До момента подписания Конвенции в 1961 году основным способом заверения была консульская легализация, которая требовала обращения в разные инстанции и немало времени.

Новый способ подтверждения документов значительно упростил процедуру легализации как для граждан, которые готовятся к выезду за пределы своей страны, так и для организаций, принимающих иностранные бумаги. Существенно снизилась нагрузка на консульства и посольства.

В целом, апостилирование является надежной процедурой, гарантировано подтверждающей подлинность заверенного штампом документа. Тем не менее при принимая от граждан и юридических лиц иностранные бланки должностное лицо обязано проявить особую внимательность. Убедиться, что апостиль является подлинным, проверить все реквизиты, записи, подписи, печати. Задаться вопросом: «А настоящий ли он?»

Несмотря на то, что внешний вид апостиля и его содержимое унифицированы являются одинаковыми для всех государств, небольшие различия в оттисках штампов всё же присутствуют. А некоторые страны, например, США используют не мастичный оттиск штампа, а печатают содержимое на отдельном листе, который затем скрепляется с подлинником или его нотариальной копией.

Чиновники могут не помнить особенности оформления штампов из разных стран и это составляет особую сложность. Кроме того, на практике возможны случаи, когда должностное лицо, принимающее бумаги, знает особенности иностранных бумаг, но по какой-либо причине сомневается в их подлинности. Такое сомнение может возникнуть, например, в таких случаях как:

• отсутствие каких-либо необходимых реквизитов и записей;

• обнаружение в записях ошибок или опечаток;

• отличие оттиска от ранее предоставленных образцов;

• механические повреждения бланка;

• несоответствие сведений в проверяемом документе, другим сведениям и данным, предоставленным гражданином в организацию.

В этих случаях должностным лицом также выполняется проверка апостиля.

Как проверить подлинность апостиля иностранного государства

Проверить законность апостиля и его подлинность можно по его регистрационному номеру. Каждый штамп регистрируется в специальном реестре и имеет свой уникальный номер. Этот реестр ведут все государственные учреждения в ведение которых входит обязанность проставлять апостиль документов.

Для проведения проверки чиновник может обратиться в государственное учреждение, наименование которого записано в пункте №4 штампа, и уточнить оказывалась ли услуга заверения за данным регистрационным номером, а также узнать дату оказания услуги, прописанную в графе №6.

Сделать проверку можно по телефону или онлайн, через электронное обращение на официальном сайте организации.

Полная проверка иностранного апостиля включает в себя следующие действия:

• проверка состава документа;

• правильность скрепления листов;

• проверка даты;

• уточнение номеров, приводимых в документе;

• сверка образцов подписей;

• осмотр качества бумаги и полиграфии.

Особенности проверки апостиля отдельных стран

Процедура проверки штампов в различных странах очень похожа. В соответствии с требованиями статьи 7 Гаагской Конвенции каждый орган, имеющий право и обязанность заверять официальные документы, должен вести книгу регистрации записей о регистрации апостилей. Обязательной фиксации подлежат – порядковый номер, дата, фамилия должностного лица, оставившего подпись, а также его должность. Вместо книги записей может вестись картотека. Проверки выполняются по требованию любого заинтересованного лица.

США. Проверка апостиля США на подлинность может быть выполнена по публичным реестрам, которые ведутся некоторыми штатами. В программу нужно ввести реквизиты штампа, после чего вам выдается информация о том, проводилось ли регистрация. Если вы не получаете подтверждающей информации, такой документ должен быть отклонен от принятия.

Если сомнению подвергается информация из штата, где отсутствует публичный реестр, можно обратиться с запросом в уполномоченный орган, производивший заверение.

Украина. Проверка образовательных документов производится онлайн по электронным журналам, которые ведутся Министерством образования, оказывающим данную государственную услугу. В специальную форму вводится номер апостиля, дата его выдачи, а также специальный номер, который находится выше штрих-кода. Заполнение всех трёх полей обязательно. В электронных журналах можно получить сведения о документах, выданных с 2013 года. Если он был получен раньше, необходимо отправлять письменный запрос. Проверить апостили, выданные другими ведомствами, можно только сверив их с образцами.

Кроме должностных лиц, необходимость проверить полученные сведения может возникнуть и у граждан, которые обращаются за услугой апостилирования в госорганы через посреднические организации. Чтобы не стать жертвой мошенников, гражданам рекомендуется доверять свои документы только проверенным компании, которые имеют официальный юридический адрес и офис.

Если вам необходимо быстро и надежно получить государственную услугу по заверению документов вы можете обратиться в Московский центр легализации. Центр предоставляет услуги как в стандартные сроки, установленные официальными ведомствами, так и в срочном порядке.